Carico a Magazzino tramite Importazione Documenti PDF / XML
Per i DDT Fornitore e le Fatture di Costo è possibile importare il documento direttamente in
formato PDF o XML, evitando l’inserimento manuale dei dati. L’importazione dei documenti è
possibile a partire rispettivamente dalle sezioni:
• DDT > DDT Fornitori
• Fatture > Costi
Importazione di un DDT Fornitore / Fattura di Costo in formato PDF
Se il DDT Fornitore o la Fattura di Costo è disponibile in formato PDF, è possibile procedere all’importazione cliccando sul pulsante “Importa PDF”.
Questa funzionalità sfrutta il sistema OCR integrato in BPilot, che consente di leggere automaticamente il contenuto del PDF ed estrarre le informazioni necessarie per generare il relativo DDT o Fattura.
Per l’importazione delle Fatture di Costo, fare riferimento alla sezione dedicata “Importazione PDF Fatture – OCR FreeInvoice”.
La procedura di importazione del DDT Fornitore è analoga:
1) Cliccare su “Importa PDF”
2) Selezionare il file PDF dal proprio computer
3) Si aprirà la modale di Creazione DDT, già precompilata con i dati estratti automaticamente dal documento tramite OCR
4) Proseguendo, il flusso di carico a magazzino dei prodotti segue le stesse modalità già descritte nelle sezioni precedenti del manuale
Importazione di un DDT Fornitore / Fattura di Costo in formato XML
Se il DDT Fornitore o la Fattura di Costo è disponibile in formato XML, è possibile importarlo cliccando sul pulsante “Importa”.
Il sistema leggerà il file XML ed estrarrà automaticamente tutte le informazioni necessarie per creare il documento corrispondente.
La procedura di importazione di un DDT Fornitore prevede ei seguenti passaggi:
- Cliccare su “Importa”
- Al termine dell’importazione, verrà visualizzato un messaggio di conferma:
3. Se si seleziona ‘Chiudi’, il DDT verrà creato in stato Bozza. La sua gestione successiva e il carico a magazzino seguiranno il flusso standard già descritto .
4. Se si seleziona ‘Carica a Magazzino’, si aprirà direttamente la modale di Riepilogo Arrivo Merce da completare e confermare:
Durante il Riepilogo Arrivo Merce, il sistema consente di gestire i prodotti importati che non risultano presenti nel proprio Archivio Prodotti.
Per ogni riga del DDT o della fattura è possibile, tramite il campo “Associa Prodotto”, collegare il prodotto a un articolo già esistente
oppure crearne uno nuovo direttamente dal documento.
Questa funzione permette di gestire correttamente sia i prodotti ordinati per la prima volta sia prodotti già presenti a magazzino, garantendo un carico a magazzino coerente e accurato.
In particolare, in questo modo è possibile gestire i futuri carichi di magazzino, che per gli stessi prodotti saranno già associati ai propri.
Dal menù a tendina del campo “Associa Prodotto” è possibile:
- Selezionare ‘Crea nuovo’
in questo caso, confermando il carico:
→ viene creato un nuovo prodotto (con descrizione derivata dalla fattura/DDT o con una nomenclatura personalizzata dall’utente);
→ il prodotto viene caricato a magazzino e associato a un nuovo lotto. - Selezionare un prodotto già presente in anagrafica
confermando il carico:
→ il movimento di magazzino verrà effettuato sul prodotto selezionato;
→ il carico potrà avvenire su uno dei lotti associati a quel prodotto oppure su un nuovo lotto, scegliendo l’apposita opzione.
Se non viene effettuata l’associazione per tutti i prodotti presenti nel documento e non viene esplicita la creazione di nuovi prodotti, il sistema mostrerà un messaggio di avviso:
Se si seleziona ‘Si’, verranno creati nuovi prodotti di default per tutti i prodotti non associati manualmente e per tutti viene effettuato il carico e associato il lotto progressivo. Se si seleziona ‘ NO’, verrà effettuato il carico SOLO per i prodotti associati (se presenti).