Data di scadenza e data di pagamento
Nel software distinguiamo due concetti relativi al pagamento di una fattura:
- Data di scadenza, è la data stabilita in fattura del pagamento/pagamenti. Ad esempio, fattura a 30/60 gg. avrò due date di scadenza
- Data del pagamento è la data del pagamento effettivo della fattura che può avvenire entro la data di scadenza o oltre tale data. In questo ultimo caso la fattura si dice “scaduta” per l’importo non versato.
Se, per esempio, si riceve da un fornitore una fattura di euro 1.000 emessa il 15/02 in cui è stabilito un pagamento 30/60 gg ovvero € 500 a 30 gg. e € 500 a 60 gg., il software creerà automaticamente n. 2 scadenze:
1° Scadenza 30 gg. da pagare entro il 15/03 per € 500
2° Scadenza 60 gg. da pagare entro il 15/04 per € 500
L’utente dovrà solo imputare l’effettivo pagamento relativo alle due date di scadenza.
Se il pagamento effettivo avviene entro le date delle scadenze stabilite, la fattura è regolare e non rientra tra quelle considerate “scadute”. Se invece, il pagamento viene stabilito come successivo alle date di scadenze la fattura sarà considerata scaduta nel periodo tra la data di scadenza e l’effettivo pagamento. Sempre nell’esempio di cui sopra, se il pagamento della 1 scadenza è regolare perché effettuato proprio il 15/03 mentre quello relativo alla 2 scadenza 15/04 viene effettuato o si pensa di effettuarlo il 15/05, dalla data del 15/04 e fino all’effettivo pagamento la fattura, per la quota solo relativa alla 2 scadenza, sarà considerata scaduta
Se ricevo una fattura in cui non sono presenti informazioni sul pagamento e quindi manca la data di scadenza, il software automaticamente imputa come data di scadenza quella della fattura, data che può essere sempre modificata manualmente nella dashboard.
Perché utilizziamo la terminologia della “Scadenza” e del “Pagamento” e facciamo una netta distinzione tra le due fattispecie?
La questione è sia tecnica che giuridica ed è legata prettamente al concetto di fattura “scaduta”. Si dice scaduto un credito nel momento in cui diventa esigibile, cioè nel momento in cui è trascorso il termine a partire dal quale esso deve essere pagato. Se per esempio ricevo una fattura da un fornitore in cui è stabilito il pagamento entro una certa data ed il pagamento non avviene nel termine prefissato, la fattura è considerata “scaduta”. Il concetto di scaduto ha assunto una importanza molto rilevante a seguito del Nuovo Codice sulla crisi d’impresa. Uno degli indici utilizzati come alert della crisi è proprio il rapporto tra i debiti scaduti e quelli non scaduti. L’alert scatta se i debiti verso fornitori scaduti da oltre 120 gg sono superiori a quelli non scaduti. Pertanto, diventa molto importante calcolare con precisione l’importo scaduto.
Modificare una data di scadenza
Prendiamo l’esempio di prima. si riceve da un fornitore una fattura di euro 1.000 emessa il 15/02 in cui è stabilito un pagamento 30/60 gg ovvero € 500 a 30 gg. e € 500 a 60 gg., il software creerà automaticamente n. 2 scadenze:
1° Scadenza 30 gg. da pagare entro il 15/03 per € 500
2° Scadenza 60 gg. da pagare entro il 15/04 per € 500
Poniamo il caso che la prima scadenza è pagata secondo quanto stabilito ovvero entro il 15/03 mentre la seconda scadenza non è stata onorata. Come detto in precedenza, solo per la quota relativa alla 2 scadenza, la fattura sarà considerata scaduta. Poniamo però il caso che il fornitore sia un vecchio amico e sia d’accordo a concedermi una maggiore dilazione di 90 gg. sulla seconda scadenza. Tale scadenza verrà spostata così dal 15/04 al 15/07 e se ad esempio la data odierna è il 15/06, la fattura non può essere considerata più come scaduta avendo trovato un accordo con il fornitore. Il software dà la possibilità di tenere in considerazione anche questa ipotesi attraverso la modifica manuale della data di scadenza direttamente dalla dashboard delle fatture.